所有数字化的记录都必须经过质量控制审查，以确保其准确性、完整性和完整性，”柯林斯说。“这可以在扫描时完成，也可以在扫描后通过检查图像完成。”
此外，在将纸质记录扫描到系统之前，请先清除订书钉、回形针和其他障碍物。
将文档数字化并导入所需的数字文件后，您应将它们组织起来以便于检索。档案中的文档需要易于访问 - 就像您不想在多个文件柜中搜索特定文档一样，您也不想仔细查看庞大而杂乱的数字档案。
幸运的是，大多数文档管理软件都使用 OCR 为您开始组织过程。该软件会识别文档中的某些关键字和元素，并附加元数据，自动为您索引文档。但是，为了真正有条理和准确，明智的做法是通过手动添加更多详细信 肯尼亚whatsapp 数据 息和元数据来进一步区分文档。
文件夹
就像在文件柜中使用物理文件夹一样，您应该将数字文件整理到名称清晰的数字文件夹中。这样，当您打开数字资产管理软件程序时，您看到的不是杂乱无章、令人不知所措的文件列表。
类型
您应该将文件分为不同的文件夹类别。例如，为客户、供应商、内部财务、税务、员工和其他任何适合您的大类创建文件夹。您还应该在每个类别下设置子类别。例如，在您的客户文件夹中，每个客户都应该有一个子文件夹，您为该客户工作的每个月也应该有一个子文件夹。
此逻辑不仅适用于文件夹，也适用于文件。您应该为文件制定一致的命名标准，使它们在文件夹中按逻辑顺序排列。这可能意味着将包含项目第一部分的文档存储在文件名开头为数字“1”的文件中。这也可能意味着将发票存储在文件名前面的月份中，以便您可以更轻松地访问最近的发票。
贮存
您有两种存储文档的选择：本地服务器和基于云的平台。本地服务器需要更高的前期投资和内部 IT 资源来进行持续维护。但是，它们可以让您更好地控制文档，并且它们属于您的安全措施的范畴。基于云的平台消除了维护负担，通常成本较低，但您信任第三方为您管理数据，这可能会造成额外的漏洞。
“本地存储和云存储两种选择都是可行的，但云存储提供了自动异地备份，”柯林斯说。“这正日益成为大多数公司的存储选择。大多数云站点都经过认证，安全且非常高效。”
重要的是，您要研究云存储提供商，并确保您选择的提供商符合您的安全标准。柯林斯建议保留您的记录和系统的备份。