保护供应商关系

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如果说疫情教会了我们什么，那就是供应链意外中断的影响可能会给企业带来重大的财务冲击。照顾好关键的战略供应商是值得的，因为他们真的可以帮你省钱。当供应商可以指望客户按时准确付款时，他们更有可能在出现意外问题时全力以赴，例如关键产品的突然短缺或供应链中断。

与战略供应商建立富有成效的关系后，保护这些关系非常重要，要记住，如果现金流太慢且困难，中小企业可能很快就会破产。如果发生这种情况，零售企业将不得不转型，触发诸如寻找替代供应商、评估产品质量、建立新的供应商关系、谈判成本和合同等流程。

使用自动化、准确的对帐单核对系统可以向供应商展示透明度——当它是整体数字 AP 系统的一部分时，透明度就更高了，这使得查询方面的沟通变得更加容易。这对现有供应 罗马尼亚号码数据 商很重要，当然，也使与新供应商建立关系变得更加容易。您的信用记录和声誉很重要。

对于寻求实施新技术的零售商来说，将系统与供应商整合是最大的障碍之一。然而，Open ECX 的 AP 自动化发票等解决方案不需要供应商改变他们传输发票和贷记单的方式。

像这样的解决方案可以支持许多数据格式，包括 .pdf、.csv、XML 和 EDI，并且可以定义业务规则来丰富入站数据并根据 ERP 系统的要求添加信息或支持线路级匹配。

英国及时付款守则 (PPC) 涵盖了遵守供应商付款条款和其他付款问题。这可能是自愿的，但对于确保稳定、可靠和一致的供应商关系越来越重要，能够证明合规负责任的付款流程的客户将受益于增强的供应商基础。

更好的业务成果
数据是实现业务目标的关键要素，它为用户提供准确、实时的信息，以便做出更有效的决策。但它必须 100% 准确。准确及时的报表对账会产生准确的财务数据，可以更有信心地用于规划、预测和预算。

过时且充满错误的信息使得这几乎不可能实现——每个决策都将基于不可靠的、瞬息万变的信息，而关键决策的成功，例如是否重新投资实体店或开发替代的在线渠道，都取决于准确的数据。

自动化流程消除了按键和其他人为错误的风险，因为数据只需使用自动化流程输入一次。虽然有些软件使用人工智能支持的 OCR（光学字符识别）消除了人为因素以减少错误，但最好的自动化 AP 解决方案从一开始就是 100% 准确的。

实施有效的应付账款和发票核对可以减少耗时的纠正流程，财务团队需要花费数小时手动审查、比较和匹配发票以识别错误或重复。组织雇用 10 名或更多专业人员专门负责报表核对的情况并不少见，这是一种完全可以避免且昂贵的资源部署。团队可以处理更高价值的任务，例如战略和供应商关系，而自动化则负责繁重的工作。

最好的自动化 AP 解决方案可能具有内置验证规则，可帮助发现和突出显示潜在的欺诈活动，这对任何企业来说都是潜在的雷区，代表着重大的财务、声誉和法律风险。一些自动化 AP 和报表对账系统包括报表健康报告，确保财务团队能够及时发现任何差异，并可以自信地实时处理报表余额。它们还可以提供完整的文档历史记录以支持外部审计要求。

AP 自动化软件是流程和方法的同质化，有助于确保 AP 职能部门和整个组织中的每个人都在同一页面上，实时引用相同数据的相同版本。使用统一的规定工作流程可以更轻松地共享任务，这样即使任务所有者生病或离开公司，任何同事都可以接手。

自动化时代
现在是时候将 AP 流程转移到数字平台了。基于云意味着增强安全性、实时访问数据和更强大的数据分析。

有许多解决方案可供选择，最好的解决方案是使用独特的转换技术从源文档中提取底层物理文本，从而能够丰富数据并定义如何处理传入文档和相关数据内容的业务规则。该技术保证 100% 的准确性，将发票和信用票据直接传输到组织的 ERP 中，提供高效的端到端数字流程，符合净零目标并支持及时付款做法。

当今零售业的供应链和库存管理十分复杂，而自动处理应付账款可以简化其中最重要的流程之一。如果没有强大的功能性发票管理，从有效的库存控制到销售，其他一切都会失败。

除了帮助企业与供应商建立更牢固的关系之外，这些解决方案还有助于优化支付和财务管理效率，使 AP 团队能够在更短的时间内完成更多工作，而自动化流程只需花费很少的时间，就能确保更高的准确性和更少的错误。2024 年是实施自动化 AP 的一年，否则可能会在竞争日益激烈的零售环境中落后。